La scoperta del SaaS nelle Risorse Umane

La richiesta del Software as a Service (SaaS), ovvero delle applicazioni hosted e configurate dai distributori stessi e rese disponibili ai clienti attraverso internet, sta crescendo rapidamente, crescita che si registra anche nell'area delle Risorse Umane.

Per cercare di capire perché le aziende scelgono sempre più soluzioni SaaS invece delle tradizionali applicazioni on-premise, abbiamo chiesto il parere di Ryan Tweedie, CEO della statunitense Sapien LLC.

Fondata nel 2004, Sapien ha avuto una rapida crescita grazie alla scelta dei suoi fondatori di distribuire soluzioni HRMS e HCM in modalità SaaS, con un focus particolare sui sistemi HRMS integrati con sistemi HCM per i clienti di medie dimensioni (tra i 250 a 10000 dipendenti), e su soluzioni HCM per aziende più grandi, come Capital One e Verizon Wireless.

Dopo soli due anni dal lancio del prodotto, Sapien ha raggiunto un fatturato di 10 milioni di dollari, oltre ai 20 milioni di canoni posticipati, dovuti alla durata quinquennale della maggior parte dei contratti. Inoltre, Sapien ha costruito una solida base di clienti soddisfatti, molti dei quali sono nomi noti.

D. Che cosa conduce alla scelta di un sistema SaaS per la gestione delle Risorse Umane?
La prima ragione è rappresentata dai costi. Quando le aziende devono aggiornare i sistemi HR valutano con molta più attenzione i costi anticipati e crescenti della loro soluzione on-premise. Non sempre sono contenti delle conclusioni a cui arrivano e spesso si assiste ad una reazione del tipo: "Non è possibile che stiamo pagando tali somme!". Molto spesso accade che il semplice aggiornamento di un sistema ad una versione più recente costi tre o quattro volte di più rispetto ad una soluzione Sapien.

Le soluzioni SaaS offrono una modalità per avere le soluzioni HR di cui si ha bisogno ad un costo decisamente più ridotto e controllato senza, per questo, dover rinunciare a nessuna funzionalità applicativa. Non ci sono investimenti anticipati in termini economici e di personale, le infrastrutture tecnologiche e la responsabilità della gestione del software vengono meno perché siamo noi a farcene carico; il cliente paga solo un canone mensile per accedere alla suite completa di servizi, compresi il supporto tecnico e gli upgrade.

D. Siete diventati i fornitori leader per aziende molto note che spesso devono affrontare joint ventures, cessioni o acquisizioni. Recentemente, per esempio, avete firmato contratti con GE Plastics e Infoprint Solutions Company, una joint venture tra IBM e Ricoh.
Come ve lo spiegate?
Principalmente le ragioni sono tre: i costi, le funzionalità e i tempi di implementazione. Normalmente la casa madre utilizza soluzioni on-premise come People Soft o SAP, tuttavia, la nuova società ha un conto economico separato e non può permettersi di sostenere i costi operativi dello stesso sistema HR. Questi sistemi richiedono un investimento iniziale troppo alto sia in termini di infrastrutture tecnologiche che di risorse, risultano essere poco flessibili e richiedono tempi lunghi per l'implementazione. Il passaggio ad un nuovo sistema è un'operazione che deve essere eseguita in tempi molto brevi, da tre a quattro mesi.

Queste nuove società sono in difficoltà nel gestire quotidianamente le assenze, i benefit, le paghe, la pianificazione delle carriere ecc.: i dati divengono obsoleti, i responsabili HR e i manager di linea non riescono ad ottenere le informazioni di cui necessitano per poter prendere delle decisioni e provare a raccoglierle può diventare un vero incubo.

Noi siamo in grado di offrire loro una soluzione che possiede tutte le funzionalità di cui hanno bisogno, che può essere avviata in pochissimo tempo, che crescerà insieme alla società stessa e che risulta molto più economica rispetto alla scelta on-premise.

D. Il mercato statunitense è diverso dagli altri paesi?
Siamo certamente più avanti rispetto all'Europa e al resto del mondo. Le società statunitensi generalmente accettano di buon grado la proposta SaaS, non abbiamo bisogno di convincerli che si tratta di un approccio possibile, ma semplicemente che abbiamo la soluzione giusta.

D. I vostri clienti operano solo negli Stati Uniti?
No. La tecnologia Sapien/Cezanne è compatibile con Unicode e supporta anche la security basata non solo sulle regole, ma anche sui Paesi. Questo significa che possiamo offrire la nostra soluzione in tutto il mondo. Recentemente abbiamo firmato un contratto con un cliente a Dubai e stiamo lavorando con uno dei nostri clienti statunitensi per portare l'accesso in Cina e Malesia. Funzionalità multilingua, gestione delle sedi estere, schermate localizzate per paese e conversione di valuta sono altri buoni esempi di funzionalità richieste in una vera piattaforma globale, ed è ciò che noi offriamo.

D. Qual è il consiglio che dareste alle società che stanno valutando l'implementazione di un SaaS?
Ci sono un paio di elementi che ritengo fondamentali.

La configurabilità è essenziale. Molti fornitori sostengono di averla, ma in verità è una caratteristica che non posseggono. In realtà, pur di acquisire un nuovo cliente, offrono un servizio di gestione dell'hosting e fanno molto lavoro "dietro le quinte" per configurare l'applicazione. Ci sono buone probabilità che il cliente resti incastrato in un secondo momento, quando il fornitore cercherà di recuperare l'investimento iniziale. Vediamo spesso esempi di questo genere. Occorre fare molta attenzione.

Naturalmente, bisogna saper valutare bene le funzionalità ed essere certi che la soluzione fornisca effettivamente ciò di cui si ha bisogno. Il mercato SaaS, soprattutto per le applicazioni HRMS, è ancora immaturo e molte soluzioni mancano di profondità ed estensione funzionale, qualcosa di cui non ci si accorge immediatamente. Il mercato HCM, al contrario, sembra essere più avanzato, per lo meno negli Stati Uniti.
La sicurezza è un altro elemento fondamentale, sia a livello di applicazione che di infrastrutture di rete. Sull’applicazione bisogna essere certi che la soluzione supporti una security basata su regole e che sia costruita intorno ad un modello di sicurezza di tipo non rettangolare. Avere il giusto modello di security aiuterà a suddividere e distribuire le informazioni in modo diverso quando attiverete il self-service del dipendente o del manager.

E' importante che l'applicazione sia stata disegnata espressamente per sostenere un utilizzo esteso nell’organizzazione, in particolare se si vuole fornire l'accesso da diversi paesi nel mondo.

Le applicazioni web-enabled di passata generazione possono presentare problemi di performance dovuti al ritardo di internet. Ci si può perdere dietro un numero illimitato di versioni e patch dell'applicazione, con tutti i problemi legati alla sincronizzazione dei dati tra i vari continenti.

Infine, esiste un'ampia discussione sull'importanza dell'architettura multi-tenant nel SaaS. In realtà molti dei nostri clienti ancora vi resistono. L’enorme quantità di dati sensibili gestiti nel sistema e il bisogno di avere canali predisposti per il passaggio di questi dati ad applicazioni di terze parti, come i sistemi per le paghe, fa sì che i clienti preferiscano mantenere la propria virtual machine privata per essere certi che i dati siano al sicuro. Abbiamo lavorato molto con le virtual machine e crediamo che sarà lo status quo ancora per pochi anni. Si può dire che il multi-tenant è sempre più accettato, ma non crediamo in un'adozione diffusa nei prossimi anni da parte di aziende utenti di sistemi HRMS con più di 500 dipendenti.

Cezanne Software e Sapien Software – insieme per il SaaS
La distribuzione SaaS di Sapien è basata sulla suite di applicazioni integrate HR e HCM di Cezanne Software. Queste applicazioni, disegnate espressamente per la distribuzione via web, sono disponibili sia in modalità SaaS che in-house presso tutte le sedi e i partner di Cezanne Software.

Inoltre, Sapien ha sviluppato il proprio set di strumenti per la configurazione SaaS che rende più semplice per i clienti l'installazione e la gestione di tutte le soluzioni offerte dalla società statunitense.

Ryan Tweedie

Co-fondatore di Sapien, Ryan Tweedie è responsabile della vision globale e della strategia aziendale con una diretta responsabilità su vendite, marketing, sviluppo del business e operazioni internazionali. Vanta un'esperienza quindicennale nei campi della tecnologia, vendite e Risorse Umane avendo lavorato al fianco di oltre 200 aziende internazionali, molte di esse famose, per implementare soluzioni HRMS e HCM. Prima di fondare Sapien, Ryan è stato CEO di HRSoft, azienda specializzata in soluzioni HCM rivolte ad aziende Fortune 500 come Pepsi, Johnson&Johnson e JP Morgan Chase.

Per contattare Sapien Software visitate www.sapiensoftware.com, email info@sapiensoftware.com, o chiamare 866-E-SAPIEN (866 372 7436).

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