PC City gère l’évolution de ses RH avec Cezanne Software

Avec ses 1.500 salariés sur 32 sites, y compris 30 magasins, PC City est l’un des principaux spécialistes espagnols dans la vente de PC, une position qu'il a gagné grâce à l’effort, le travail en équipe et l’engagement des ses salariés. La société, qui appartient au Dixons Group (DSGi), avec son siège au Royaume Uni, a été établie en Espagne suite à l'acquisition de Ei System en 2006. Depuis lors, PC City a suivi un programme ambitieux de croissance, avec pour but d'offrir au marché la gamme la plus large de produits IT.

Pour supporter cette croissance, PC City a mis en place des plans pour transformer les domaines clé de ses opérations. Cela a créé une demande de nouvelles solutions pour gérer ses affaires. Alejándro Expósito, directeur des SI, declare: “Les outils que nous utilisions n’étaient pas adéquats pour faire face à une telle croissance”.

Cezanne: 100% ressources humaines
L’un des domaines qui nécéssitait avec urgence une meilleure solution était les RH. Les effectifs de PC City se caractérisent par une ample distribution géographique, des unités de travail multiples, une rotation importante des salariés et un mélange d'employés travaillant à l’heure, à temps partiel ou encore seulement le week-end. Alejándro Expósito explique: “Afin de supporter notre department RH nous avions besoin d’un outil nous permettant de gérer le nombre croissant de personnes que nous embauchons. En même temps, il devait être capable de gérer nos activités de formation et, encore plus important, il devait s’agir d’une solution flexible, intuitive et n’exigeant pas trop de ressources”.

PC City a décidé d’étudier le marché pour chercher un nouveau système à la fois pour les RH et pour la paie. Après avoir évalué plusieurs systèmes d’un point de vue à la fois RH et IT, PC City a choisi Cezanne Software. Le choix a été motivé par la focalisation exclusive de la société sur les Ressources Humaines, la flexibilité et la facilité de mise en oeuvre de sa solution, sa capacité à supporter la croissance de PC City et, autre point qui n'est pas des moindres, comme l'explique María José Pérez Rodríguez, technician RH de PC City: “Pour l’impeccable travail des consultants Cezanne affectés au projet”.

La fonctionalité de formation du système a été également une autre raison importante pour le choix de la solution Cezanne, surtout en considération de l'importance que ce sujet revêt pour PC City. “Nous investissons beaucoup dans la formation, et nous avions besoin d’un outil qui nous aide à gérer les activités de formation, telles que la programmation et l’administration des sessions de formation, et qui mette les informations sur les cours à disposition de tous. C’est un secteur clé de responsabilité pour le département RH.”

“Un autre facteur décisif” affirme Alejándro Expósito, “était les delais très courts que nous avions". “Nous ne pouvions pas choisir une solution avec des temps de mise en oeuvre supérieurs à un ou deux mois, car il était critique pour nous d’assurer la continuité de notre business, surtout pendant des périodes de vente très intensives. Au-delà du coût financier direct associé à la mise en production d’un nouveau progiciel RH, il fallait considerer aussi le coût des personnes. “Nous ne pouvions pas avoir 10 personnes dédiées exclusivement à ce projet. Il nous fallait une solution à installer avec un nombre limité de ressources."

Une mise en place rapide et flexible
Aujourd’hui, PC City utilise la solution Cezanne pour gérer les données des salariés (données personnelles historiques, données professionnelles historiques, profils de compétences…), données organisationnelles (unités, postes, données organisationnelles historiques…) formation interne (cours, participants et coûts de formation), performance des salariés (analyse de l’adéquation personne/poste, affectation des objectifs et evaluation…), rémunération (masse salariale, structures de rémunération, politiques des avantages sociaux…) et planification des successions et des carrières.

Malgré la complexité des fonctionalités requises, la solution a été mise en place rapidement, grace aussi au rapport réussi établi entre Cezanne et PC City. Alejándro Expósito explique: “Cezanne a été aussi flexible que nous le souhaitions, et ses experts ont aussi été capables de comprendre nos exigences, de les comparer à celles de sociétés similaires et de mettre en oeuvre les fonctions demandées. La solution finale est un outil standard, avec quelques personnalisations pour PC City. »

José Manuel Villaseñor, directeur de Cezanne Software Ibérica explique: “Les personnes chez PC City étaient très motivées pour utiliser l’application dans les plus brefs délais. Cela nous a permis de compléter les taches de mise en oeuvre et la mise en production du système très rapidement. Ils ont fait face à un défi très difficile, car ils avaient besoin d’actualiser l’intégralité de leur système IT afin de poursuivre leur croissance.”

Le feedback du département RH de PC City a été positif. Au-delà de la facilité d’emploi et de la flexibilité de la solution Cezanne, ils peuvent maintenant travailler plus rapidement et plus efficacement. Et, d’un point de vue technique, la solution s’est montrée facile à gérer.
“En tant qu’application web qui fonctionne sur une base de données SQL, à laquelle nous accédons par un navigateur web standard, la technologie n’est pas un souci pour nous. C’est une application stable, qui n’a jamais causé de soucis, et sa maintenance n’a pas été un problème”, explique Expósito.

Un futur décentralisé
Aujourd’hui, le système Cezanne est utilisé par 12 personnes chez PC City, qui travaillent toutes dans le département RH. Les activités RH sont gérées par le département central, qui supporte tous les points de vente, y compris l’enregistrement de nouveaux salariés et de ceux qui partent - ce qui se traduit par plus de 100 modifications par semaine.

Cezanne a aussi aidé PC City à tirer profit des capacités de veille économique offertes par Business Objects. Les informations sur les évènements RH sont transmises par tous les points de vente, ce qui permet aux RH de produire des rapports sur la rotation des salariés, leurs absences, etc.

Bien que Cezanne ne soit utilisé à présent que par le département RH, PC City pense à décentraliser quelques activités dans le futur, de façon à permettre aux managers des business units d’accéder au système et de gérer plusieurs activités, telles que vacances et absences, actualisation des données sur les qualifications professionnelles et académiques, changements de services, et autres.

Le projet de décentralisation prévoit aussi de donner aux salariés l'accès à leurs propres données personnelles, cv professionnel, demandes de formation, etc., par l'interface self service de Cezanne. En fait, l’une des raisons pour laquelle PC City a choisi le système Cezanne est la possibilité qu’il offre de gérer les processus à un niveau local, permettant ainsi aux managers de gérer directement et facilement les données de leurs propres équipes.

Un autre objectif à court terme pour PC City est d'améliorer les politiques de sécurité de la société, pour mieux exploiter le système Cezanne, ainsi que d'offrir une intégration avec des systèmes e-learning de façon à améliorer l'offre de formation dans toute la société.

Le système Cezanne a démontré qu’il pouvait offrir une solution remarquable, en s’appuyant notamment sur les années d’expérience de son équipe dans le secteur des RH. La suite Cezanne a par ailleurs su répondre à toutes les exigences toujours changeantes de PC City, aussi bien fonctionnelles que techniques.

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