Descubre SaaS en Recursos Humanos

La demanda de Software as a Service (SaaS), donde las aplicaciones son hosted y configuradas por los distribuidores y puestas a disposición de los clientes a través de internet, está creciendo muy rápido – y no menos en el área de los Recursos Humanos.

Para conocer en qué se basan las compañías para que cada vez más se decidan por soluciones SaaS por encima de las aplicaciones tradicionales “on-premise”, hemos hablado con Ryan Tweedie, CEO de la compañía estadounidense Sapien LLC.

Sapien, constituida en 2004, ha crecido enormemente bajo la visión de los fundadores de distribuir soluciones HCM y HRMS SaaS; enfocados en HRMS integrados con HCM para empresas medianas con 250 – 10.000 empleados, y HCM para las grandes compañías, como Capital One y Verizon Wireless.

Dos años después del lanzamiento del producto, Sapien consiguió una facturación de más de 10 millones de dólares con respecto a los 20 millones de ingresos recurrentes, puesto que la mayoría de los contratos tienen una duración de tres a cinco años. Adicionalmente, Sapien ha constituido una lista impresionante de clientes satisfechos – muchos de ellos de nombres reconocidos.

P. ¿Qué está impulsando la adopción de SaaS para la gestión de los Recursos Humanos?

La razón número uno es el coste. Cuando las compañías empiezan a actualizar sus sistemas de RRHH, evalúan con más cuidado los costes anticipados y crecientes de sus soluciones “on premise”.
A menudo no están a gusto con lo que encuentran. La reacción tiende a ser “no podemos creer que estemos pagando estas cuotas”. Con frecuencia, para actualizar la versión de sus plataformas a otra puede costar 3 o 4 veces más cara que la solución Sapien.

SaaS propone un modo más económico y controlado de tener las soluciones de RRHH que éstos necesitan, – sin sacrificar ninguna funcionalidad de la aplicación. No hay ninguna inversión inicial ni de capital ni de plantilla. La infraestructura de TI y la responsabilidad de la gestión del software son externos ya que nosotros nos ocupamos de cuidarlo por ellos y los clientes simplemente tienen que pagar una cuota mensual para acceder a los servicios de la suite completa – incluyendo soporte y actualizaciones de producto.

Q. Se han convertido en el proveedor que escogen las compañías reconocidas que necesitan dar soporte a sus joint ventures, delegaciones o filiales... Por ejemplo, recientemente han firmado un contrato con GE Plastic y antes con Infoprint Solutions Company, una joint venture entre IBM y Ricoh. ¿Por qué creen que esto es así?

Por tres razones: coste, funcionalidad y tiempo de implantación.
Tradicionalmente la compañía matriz utiliza una solución “on-premise” como PeopleSoft o SAP. Sin embargo, la nueva compañía tendrá unas ganancias y unas pérdidas (P&L) por separado y simplemente no podrá asumir los costes operativos del mismo sistema de RRHH de la compañía matriz. Estos sistemas requieren demasiada inversión inicial en infraestructuras tecnológicas y en recursos. Además, son demasiado inflexibles y necesitan mucho tiempo para su implementación. El cambiar a un nuevo sistema es algo que normalmente necesita ser realizado en un breve periodo de tiempo – 3 o 4 meses.

Diariamente estas nuevas compañías no pueden gestionar el absentismo, los beneficios, las nóminas, la planificación de carreras, etc y esto es un problema – los datos son antiguos, RRHH y los managers no disponen de la información que necesitan para tomar decisiones, y conseguirlo puede convertirse en una pesadilla.

Nosotros somos capaces de ofrecerles una solución que tiene todas esas funcionalidades que necesitan, que puede ser implantada en pequeñas fracciones de tiempo, que crece con la compañía – y es más económica que la elección on-premise.

Q. ¿Es el mercado de Estados Unidos diferente al de otros países?

Nosotros estamos indudablemente por delante de Europa y del resto del mundo. Las compañías estadounidenses generalmente se sienten muy satisfechas con nuestra propuesta de SaaS. No necesitamos convencerles de que es una propuesta asequible – ya que tenemos la mejor solución.

Q. ¿Vuestros clientes solo operan en EE.UU.?

Absolutamente no. La tecnología Sapien/Cezanne está conforme con Unicode y también ofrece un soporte de seguridad basado en roles y zonas. Esto significa que podemos ofrecer nuestras soluciones en cualquier lugar del mundo. Recientemente hemos firmado un contrato con un cliente de Dubai y estamos trabajando con uno de nuestros clientes de EEUU para permitirle el acceso a China y a Malasia. Las funcionalidades multi-idioma, la gestión de los desplazamientos, las pantallas basadas en el País y la conversión de divisa son algunos ejemplos de lo que se requiere de una verdadera plataforma global y lo que nosotros realmente ofrecemos.

Q. ¿Qué recomendaciones le darías a las compañías que están pensando en implantar SaaS?

Son varios los factores claves que creo son absolutamente esenciales.

La configuración es crítica. Muchos vendedores insisten en ello pero a la hora de la verdad no lo ofrecen. Ellos realmente están ofreciendo un servicio de "hosting gestionado” y hacen mucho del trabajo entre bastidores para configurar la aplicación con el objetivo de ganar la cuenta. La trampa para el cliente se revelará después, cuando los vendedores buscan recuperar los gastos iniciales. Estamos viendo muchos ejemplos de esto. ¡Tengan cuidado!

Obviamente, necesita buscar la funcionalidad y estar seguro de que la solución ofrece lo que necesita. El mercado de SaaS, especialmente el de HRMS, es todavía inmaduro, por lo tanto muchas de las soluciones son insuficientes y superficiales. Algo que sería posible que no lo viera inmediatamente. El mercado de HCM parece estar más avanzado que el de HRMS, por lo menos en EEUU.

La seguridad es un asunto principal- tanto como a nivel de aplicación como a nivel de infraestructura de red. Desde el punto de vista de la aplicación, asegúrense de que la solución soporta la seguridad por roles y que está diseñada entorno a un robusto modelo de seguridad de tipo no rectangular. Necesitarán seleccionar la información por diferentes vías en el momento de utilizar el portal del empleado y del manager, por tanto, conseguir un modelo seguro es esencial.

Es importante que la aplicación haya sido diseñada específicamente para soportar un uso a nivel global – especialmente si se quiere permitir el acceso a múltiples países.

Las aplicaciones web más antiguas pueden sufrir problemas de rendimiento por la tardanza con respecto a internet. Acaba teniendo demasiadas versiones y patch separadas de la aplicación, con los consiguientes problemas de sincronización de datos, etc, en los diferentes continentes.

Y finalmente, hay mucha controversia en torno a la importancia de la arquitectura multi-tenant en SaaS. En realidad, muchos de nuestros clientes se resisten a esto. Con tantos datos altamente sensibles que están en el sistema y la necesidad de mantener flujos de datos con aplicaciones de terceras partes, como proveedores de nómina, los clientes prefieren tener su propia máquina virtual privada. Quieren saber que sus datos están seguros. Hemos estado trabajando con máquinas virtuales y lo vemos como el status quo para los próximos años. Discutiblemente, el multi-tenant está empezando a ser cada vez más aceptada pero no vemos una aceptación general por las compañías que demandan HRMS de más de 500 empleados en los próximos años.

Cezanne Software y Sapien Software – trabajando conjuntamente para ofrecer SaaS
La distribución de SaaS de Sapien está basada en la suite de aplicaciones integradas de RRHH de Cezanne Software de tipo HRMS y HCM. Estas aplicaciones, que han sido diseñadas especificamente para la distribución vía web, están disponibles como SaaS o in-house desde las oficinas de Cezanne y sus partners.

Adicionalmente, Sapien ha desarrollado su propio set de herramientas de configuración SaaS que hace más fácil para sus clientes implantar y gestionar todas las soluciones ofrecidas por la compañía.

Sobre Ryan Tweedie
Uno de los cofundadores de Sapien, Ryan Tweedie es responsable de la visión y la estrategia de la compañía y responsable directo de las ventas, marketing, desarrollo de negocio y operaciones internacionales. Con más de 15 años de experiencia en tecnología, operaciones, ventas y experiencias de RRHH en la industria de HRMS y HCM, Ryan ha estado trabajando en más de 200 organizaciones internacionales, muchas de ellas reconocidas, implantando soluciones de HRMS y HCM. Antes de trabajar en Sapien, Ryan fue el CEO de HRSoft, una firma especializada en soluciones de software de HCM para grandes compañías Fortune500, incluyendo Pepsi, Jonhson and Jonhson y Morgan Chase.

Para conocer más de Sapien Software visitarwww.sapiensoftware.com, email info@sapiensoftware.com o llamar a 866-E-SAPIEN (866 372 7 436)