PC CITY aborda la expansión de su Capital Humano con la ayuda de Cezanne

Con aproximadamente 1.500 empleados, repartidos en 32 centros de trabajo (30 tiendas más las oficinas centrales), PC City es en la actualidad una de las mayores cadenas de tiendas de informática de España, situación ésta que ha logrado a base de esfuerzo, trabajo en equipo y dedicación. La compañía, que pertenece al grupo británico Dixons desde el año 2000, se implantó en España en sobre una empresa que ya existía, Ei System. Desde entonces la organización ha acometido un ambicioso proyecto de expansión con el reto de disponer de la gama de productos informáticos y electrónicos más amplia del mercado.

Previamente y pensando precisamente en el crecimiento que iba a experimentar la compañía, PC City tuvo que emprender una renovación en diferentes áreas, que le ha llevado a buscar nuevas soluciones para la gestión de su negocio, porque, en palabras de Alejandro Expósito, Director de Sistemas de PC City, “las herramientas con las que trabajábamos no eran suficientes para asumir una expansión tan rápida”.

Desde la compañía se hizo un estudio de los recursos tecnológicos con los que contaban. En cuanto al software, PC City disponía de un ERP de la compañía CCS, heredado de la época de Ei System, que, tras ser analizado, mostraba diversas carencias en cuatro grandes áreas. Una de ellas era el Almacén, que precisaba de una gestión rápida y ágil. Se iban a incrementar las referencias y se pretendía limitar los productos en stock. Otro de los puntos a mejorar era la gestión de los Recursos Humanos, área en la que no tenían un software específico, y la gestión de la Cadena de Suministro, donde no contaban con un entorno que les permitiera gestionar las compras adecuadamente, algo que en una empresa como PC City resulta fundamental. La última gran área de mejora resultó ser el DatawareHouse.

Cezanne: 100% recursos humanos
La de Recursos Humanos era una de las áreas en las que más urgía disponer de una solución adecuada a las nuevas necesidades de PC City, una cadena caracterizada por una gran dispersión geográfica, muchos centros de trabajo y un nivel de rotación de personal bastante alto, con gente que trabaja por horas, a tiempo parcial o en fines de semana. Como explica Alejandro Expósito, “en la parte de Recursos Humanos necesitábamos una herramienta que nos permitiera gestionar el incremento del capital humano que estábamos asumiendo. Necesitábamos igualmente una solución que nos permitiera realizar un seguimiento sobre la formación que ofrecemos dentro de la compañía y sobre todo que fuera flexible, intuitiva y que no demandara la implicación de demasiados recursos propios”

Desde PC City se optó por buscar un nuevo sistema entre las diversas soluciones existentes en el mercado, entre ellas, los paquetes de Nómina que también sirven para gestionar los Recursos Humanos, pero este tipo de herramientas no eran del agrado de la compañía al estar estructuradas sobre una base de Nómina, proceso que tenían externalizado. Más tarde se evaluaron paquetes de Recursos Humanos, tanto para la parte operativa como para la de Recursos Humanos y la de Sistemas. Llegados a este punto, finalmente la compañía se decantó por Cezanne, por tratarse de un software exclusivamente de Recursos Humanos, por su escalabilidad, por su flexibilidad por su fácil implantación y también porqué no decirlo, “por la impecable labor del consultor de Cezanne asignado al proyecto”, explica María José Pérez Rodríguez, (Técnico de RRHH de Pc City )

La formación también ha sido un elemento determinante a la hora de seleccionar una herramienta de RR.HH. como la de Cezanne, ya que en PC City se hace muchísimo hincapié en la formación de las personas. “Tenemos un presupuesto muy alto destinado a formación, por lo tanto necesitábamos una herramienta que nos ayudara a realizar el seguimiento de esa formación, los cursos que se han impartido, la gestión de esos cursos y el acceso a la formación para todos”, asegura la responsable de Recursos Humanos.

“Otra cosa que nos hizo decidirnos por este software –comenta Alejandro Expósito–, fue que teníamos un límite importante en el tiempo. No podíamos decidirnos por un sistema que tardara más de uno o dos meses en implantarse, ya que se debía mantener la continuidad del negocio en unos meses vitales para nosotros en cuanto a volumen de ventas. Además del coste económico, también era importante la dedicación de recursos tanto humanos como económicos. Nosotros no podíamos hacer que 10 personas estuvieran ocupadas en este proyecto. Tenía que ser una herramienta que pudiéramos instalar fácilmente con unos recursos de personal limitados”.

Implantación rápida y flexible
PC City ha adquirido la solución completa de la suite Cezanne People, versión 6.0. Actualmente la versión instalada permite gestionar todos los datos de los empleados (históricos personales, históricos laborales, perfiles competenciales, etc), los datos de la organización (unidades, puestos, históricos organizativos), gestión de la formación interna (cursos, participantes y costes de formación), gestión de los procesos de evaluación del desempeño, análisis de adherencias puesto/persona, asignación de objetivos y análisis de los mismos, datos salariales (nóminas, estructuras retributivas personales, políticas de beneficios, etc…) y planes de sucesión y de carrera.

En un principio se empezó a gestionar el módulo de organización al mes de la instalación del software y, después de realizar el traspaso masivo de datos de los empleados, se empezó a trabajar con los datos personales y laborales de sus empleados, a los dos meses aproximadamente de la instalación. En estos momentos se está gestionando totalmente el módulo base de la suite, que incluye los datos personales y laborales de los empleados y la estructura organizativa de la empresa.

A pesar de que la implantación de un sistema de este tipo puede resultar complicada, ésta ha sido sumamente rápida, y la relación Cezanne Software-PC City ha sido francamente satisfactoria. Según Alejandro Expósito, “Cezanne ha sido lo suficientemente flexible como para adaptarse a lo que nosotros queríamos, pero, a la vez, a ellos han sabido aprovechar nuestras exigencias para adaptarse a las necesidades de otras compañías similares, implantándolas en la herramienta estándar”. Se trata pues de una herramienta estándar, aunque bastante personalizada para PC City.

Por su parte, José Manuel Villaseñor, Director General de Cezanne software Ibérica, asegura que “el personal de PC City estaba fuertemente motivado y tenía mucho interés en que la aplicación estuviera activa lo antes posible. Esto ha facilitado en gran medida las tareas de puesta en marcha de la suite y el hecho de que empezara a ser operativa rápidamente. Se partía de una situación compleja en la que se hacía imprescindible la renovación prácticamente de todo el parque tecnológico de la compañía a tenor del crecimiento que se planteaban”

Respecto a las ventajas de trabajar con Cezanne, desde el departamento de Recursos Humanos de Pc City se apunta que, además de ser una solución fácil de usar y muy flexible, facilita mucho el trabajo en esta área ya que aporta mayor rapidez y eficacia. Además, desde el punto de vista técnico, la solución no sólo no les ha dado ningún problema sino que no presenta ninguna complicación. “Se trata, en cualquier caso, de una aplicación web que funciona sobre una base de datos SQL, y accedemos a ella a través de clientes web, por lo que no nos preocupamos por la parte tecnológica. Es muy estable, no nos ha fallado nunca y, en resumidas cuentas, no sufrimos manteniéndola”, apunta Expósito.

Futura descentralización de los RR.HH.
Actualmente, la solución de gestión de Recursos Humanos de PC City tiene como usuarios a doce personas, es decir todas aquellas que desarrollan su actividad dentro de este departamento. En él se utiliza Cezanne como base. Desde el área de Recursos Humanos se tiene todo centralizado, dando soporte a todas las tiendas, no sólo a nivel de altas y bajas, sino llevando el control de todos los movimientos del personal y las horas contratadas, con alrededor de 100 modificaciones semanales. Cezanne les ayuda también a explotar toda la información generando informes, gracias a la herramienta de business intelligence con la que trabaja, que es de Business Objects.

El área que más lo explota es la de administración de personal, porque es el departamento que reporta a todas las tiendas, quienes a su vez le informan sobre cualquier incidencia que se produzca, con las que elaboran informes de rotación, de absentismo laboral, etc.

Aunque a día de hoy esta herramienta la sigue utilizando únicamente el departamento de Recursos Humanos, el planteamiento de futuro es avanzar en la descentralización de algunas tareas. Se pretende así que los responsables de los centros de trabajo puedan acceder a este sistema, llevar a cabo diversas labores relacionadas con el control de vacaciones, el absentismo laboral, la actualización de currículua profesionales y académicos, los cambios de turnos, etc... Igualmente y gracias a esta descentralización que se prevé abordar a lo largo de los próximos meses, se facilitará el acceso de los empleados a su ficha personal, su histórico en la empresa, podrá solicitar formación, etc. De hecho, una de las razones que llevó a la compañía a confiar en una herramienta como Cezanne era la posibilidad de “atomizar” este proceso en tantos centros de trabajo como se necesitase, para que, de esta manera, cada persona tuviera acceso a su grupo de trabajo, a las personas que están bajo su responsabilidad y pudiera manejar los datos con facilidad. Pero aún se trata de un proyecto a medio plazo.

Junto a la descentralización de los Recursos Humanos, los planes de PC City a corto plazo en relación con la herramienta de Cezanne se centran en la mejora de la política de seguridad de la compañía para facilitar aún más el manejo de la suite y la integración de Cezanne con un sistema de e-learning para potenciar la formación dentro de la compañía. Por otra parte, hace poco PC City abordó la migración de su sistema de gestión de nóminas al programa de CPI recientemente instalado con mucho éxito, según comenta Expósito, este proceso primero estaba externalizado y pasó después a realizarse internamente a través de una herramienta propiedad de CCS, utilizada en su versión ASP. Pero no funcionó, como esperábamos así que decidimos dar la oportunidad a CPI con quien llevamos trabajando desde hace 3 meses con un éxito sorprendente. Ahora que este sistema ya es estable y funciona correctamente, el siguiente paso es hacer un interface entre CPI y Cezanne, con el fin de que no haya dos sistemas independientes. Se espera que esta integración entre Cezanne y CPI se produzca después de verano.

Así pues, y a modo de resumen cabe destacar la solidez de una herramienta como la de Cezanne que ha contado siempre con el respaldo del Departamento de RRHH de la compañía con independencia de las personas que han pasado por él en estos años. Así mismo, es interesante destacar que la suite Cezanne ha sido capaz de adaptarse a los diferentes cambios que ha experimentado la organización tanto estructurales, como funcionales o tecnológicos.

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