La crescita di PC City conta su Cezanne Software

Con 1500 dipendenti e 32 sedi di lavoro (30 negozi e 2 uffici centrali) PC City rappresenta in Spagna una delle più estese catene di negozi di informatica. Una realtà resa possibile grazie ad un grande lavoro di team e tanta passione. L'azienda fa parte dal 2000 del gruppo britannico Dixons, grazie alla fusione con Ei System. A partire da quel momento la società ha messo in atto un ambizioso programma di espansione con l'obiettivo di offrire la gamma di prodotti informatici ed elettronici più ampia del mercato.

La crescita attesa ha portato ad un progetto di totale trasformazione e rinnovo delle aree chiave di business poiché, afferma Alejándro Expósito, direttore dei sistemi informativi: "Gli strumenti a nostra disposizione erano totalmente inadeguati per sostenere una crescita così rapida".

Cezanne: 100% Risorse Umane

L'area Risorse Umane necessitava, più di altre, di una soluzione adeguata alle nuove esigenze della società, una rete fortemente caratterizzata dall’ampia distribuzione geografica, molte sedi di lavoro e un livello di turnover alto con personale che lavora ad ore, part-time o durante i fine settimana. Alejándro Expósito racconta: "Nell'area HR serviva uno strumento che ci consentisse di gestire il crescente numero di persone che si stavano assumendo; era necessaria altresì una soluzione capace di gestire le attività formative che offriamo internamente e che fosse soprattutto flessibile, intuitiva e non troppo onerosa in termini di risorse di progetto".

Tra le diverse soluzioni HR e paghe presenti sul mercato, PC City ha optato per Cezanne Software dopo un'attenta valutazione sia dal punto di vista HR che dei sistemi informativi. La scelta si è basata sull'esclusivo orientamento alle Risorse Umane, tipico di Cezanne, insieme alla scalabilità, flessibilità, facilità d'implementazione e, volendo usare le parole di María José Pérez Rodríguez, tecnico HR, "per l'impeccabile lavoro del consulente Cezanne assegnato al progetto".
Quello della formazione è stato un altro elemento determinante per la scelta di Cezanne come sistema HR, poiché in PC City ha un valore fondamentale. "Abbiamo a disposizione un budget molto alto per la formazione e pertanto avevamo bisogno di un sistema che ci aiutasse a seguirne tutti i processi: i corsi realizzati e la loro gestione oltre all'accesso per tutti ai piani formativi", sottolinea la responsabile delle Risorse Umane.

"Abbiamo scelto Cezanne anche per una questione di tempi – aggiunge Alejándro Expósito – L'implementazione non poteva tardare più di uno o due mesi se volevamo mantenere continuità nel nostro business in un momento particolare per il nostro volume d'affari. Insieme al costo del software era ugualmente importante l’investimento in termini di risorse umane coinvolte nel progetto. Non potevamo permetterci di dedicare 10 persone all'implementazione; avevamo bisogno di uno strumento che si potesse installare facilmente e con un limitato dispendio di forze".

Implementazione rapida e flessibile
Attualmente PC City sta utilizzando la soluzione Cezanne per gestire tutte le informazioni dei dipendenti (storici personali e professionali, profili di competenze, ecc.), i dati aziendali (unità organizzative, posizioni, storici aziendali, ecc.), la formazione interna (corsi, partecipanti e costi), i processi di valutazione delle performance, le analisi di conformità posizione/persona, l'assegnazione e l'analisi degli obiettivi, i dati salariali (retribuzioni, strutture retributive personali, politiche di rewarding, ecc.) e infine i piani di successione e carriere.

L'implementazione di software di questo tipo risulta in genere complicata, ma la nostra è stata abbastanza rapida e la relazione tra Cezanne e PC City si è rivelata soddisfacente. Secondo Alejándro Expósito, "la soluzione Cezanne si è dimostrata alquanto flessibile per adattarsi alle nostre esigenze e, allo stesso tempo, loro hanno saputo trarre profitto dai nostri bisogni adottandoli nella versione standard anche per altre società simili alla nostra". Per PC City, dunque, si è trattato di implementare la soluzione standard con qualche personalizzazione.

José Manuel Villaseñor, direttore generale di Cezanne Software Ibérica, sottolinea: "il personale di PC City era molto motivato affinché l'applicazione fosse attiva il prima possibile e questo ha facilitato di molto tutte le attività di avvio della suite raggiungendo rapidamente l'operatività del sistema. La situazione di partenza era davvero complicata e il rinnovo totale di tutto il parco tecnologico della società era imprescindibile per sostenere la crescita sperata".

Rispetto ai vantaggi nell’utilizzo della suite Cezanne, il dipartimento delle Risorse Umane sottolinea che, oltre ad essere una soluzione facile da usare e molto flessibile, semplifica molto il lavoro in questa area, poiché apporta più rapidità ed efficacia. Inoltre, da un punto di vista tecnico, la soluzione non solo non ha presentato alcun problema, ma continua a non avere alcuna complicazione. "Si tratta di un'applicazione web che funziona su un database SQL e vi accediamo attraverso un semplice web browser, pertanto non ci preoccupiamo della parte tecnica. E' molto stabile, non ha mai ceduto e, in poche parole, la manutenzione non ci costa alcuna fatica", spiega Expósito.

Il progetto per il futuro
Ad oggi, il software di gestione delle Risorse Umane in PC City è utilizzato da dodici persone, cioè tutti coloro che lavorano in questa unità. Qui si utilizza Cezanne come base e tutto è centralizzato nell'area delle Risorse Umane, che fornisce supporto a tutti i negozi sia per quel che concerne assunzioni e licenziamenti, sia attraverso il controllo di tutti i movimenti del personale e delle ore contrattate, con circa cento modifiche la settimana. Cezanne inoltre consente di sfruttare tutte le informazioni generando report grazie al sistema di business intelligence, Business Objects, integrato nella soluzione.

L'amministrazione del personale trae enorme vantaggio poichè, interagisce con tutti i negozi, i quali a loro volta forniscono dati su qualunque evento, elabora report su turnover, assenteismo, ecc.

L'applicazione è attualmente utilizzata unicamente dal dipartimento HR, ma i piani per il futuro prevedono la decentralizzazione di alcuni compiti. Si intende dare ai responsabili delle unità organizzative la possibilità di accedere al sistema per gestire attività quali il controllo delle ferie e dell'assenteismo lavorativo, l'aggiornamento dei curricula professionali e accademici, i cambi di turno, ecc. Insieme a questa decentralizzazione prevista per i prossimi mesi si vuole fornire anche ai dipendenti l'accesso alla propria scheda personale, allo storico aziendale, alle richieste di formazione ecc. Effettivamente, uno dei motivi che ha portato la società a contare su Cezanne è la possibilità di "scomporre" questo processo nei diversi centri di responsabilità, secondo le esigenze, affinché ogni persona abbia l'accesso al proprio gruppo e alle persone sotto la propria responsabilità per poter così gestire i dati con facilità. Questo il progetto a medio termine.

A breve termine invece, i piani di PC City in relazione al sistema Cezanne prevedono il miglioramento della politica di security della società per facilitare ancor più la gestione della suite e l'integrazione con un sistema di e-learning per potenziare la formazione interna.

In conclusione, emerge la solidità di uno strumento, quale è Cezanne, che ha avuto sostenitori nel dipartimento HR dell'azienda indipendentemente dalle persone che vi si sono avvicendate in questi anni. Allo stesso tempo, è opportuno sottolineare come la suite Cezanne sia stata in grado di adattarsi ai diversi cambiamenti strutturali, funzionali e tecnologici, che l'organizzazione ha subito.