Gestione dell’organigramma? Meglio se dinamica
intervista a Carlo Zucchini di Giorgio Sparacino*
Thales Alenia Space è una joint venture tra Thales e Finmeccanica e rappresenta un punto di riferimento mondiale per lo sviluppo nel settore spaziale: dalla navigazione alle telecomunicazioni, dalla meteorologia al controllo ambientale, dalla difesa alla scienza e all’osservazione. In una realtà complessa –11 siti industriali in 4 paesi europei e più di 7.200 dipendenti il coordinamento e l’organizzazione tra la struttura transnazionale e quelle nazionali risulta fondamentale. A cominciare dalle risorse umane, in particolare per quanto riguarda la gestione degli organigrammi. Ne abbiamo parlato con Carlo Zucchini, Human Resource Organization and Planning Director di Thales Alenia Space.
Ingegner Zucchini, Thales Alenia Space è una realtà complessa, che conta più di 7.200 risorse in tutto il mondo. Di queste, quante lavorano in Italia? Come è strutturata la realtà di cui lei si occupa?
In Italia ci sono all’incirca 2.200 persone, distribuite in quattro sedi: Roma, Milano, Torino e l’Aquila. Io mi occupo sia della Gestione del personale, sia della parte più tecnica legata all’organizzazione, al costo del lavoro, alle tecniche di gestione (definizione e implementazione delle politiche retributive); in più, facendo parte della joint venture con Thales in ambito spaziale, sono anche Direttore internazionale per la parte Organization and Planning. Ci sono poi altre 4.300 persone che lavorano in Francia in altre tre sedi –Tolosa, Cannes e Colombes– cui si aggiungono società controllate in Belgio e Spagna. Tutta l’azienda transnazionale coinvolge più di 7.200 persone. Sempre a livello organizzativo, nella joint venture esiste una struttura manageriale transnazionale aziendale, posta al di sopra delle strutture statutarie nazionali, che hanno una valenza di carattere legale. La struttura transnazionale è composta da circa 220 posizioni organizzative formalizzate, ricoperte da italiani e francesi.
Quali esigenze vi hanno spinto a creare il progetto per la gestione dell’organigramma corrispondente alla struttura transnazionale di Thales Alenia Space?
Uno dei motivi per cui abbiamo voluto introdurre lo strumento era proprio facilitare la comunicazione per e tra tutti i dipendenti della struttura internazionale; utilizzando infatti organigrammi statici sull’intranet, si possono fare ricerche solo per organizzazione, ma non si può fare una ricerca immediata di un responsabile o di una struttura sotto stante: si è costretti a navigare per tentativi.
Con la soluzione HR Charter di Cezanne –distribuita da Tekno Resource - si è passati dall’utilizzo di organigrammi elaborati in formato cartaceo (pdf) all’utilizzo di uno strumento che, attraverso la creazione di un organigramma dinamico, consente a chiunque di entrare nel sistema, interrogare la struttura e individuare la cartella ricercata, in cui abbiamo inserito delle box contenenti alcuni dati (anagrafici, mail, numero di telefono, foto, ecc.) dei responsabili. È così possibile capire chi, all’interno di questa grande azienda, è responsabile e di quale settore e conoscere chi gestisce l’organizzazione a livello internazionale.
Con un organigramma dinamico, la ricerca diventa immediata. Consultando per nome o struttura, si va direttamente sulla persona desiderata. È però importante che lo strumento venga aggiornato quasi in tempo reale, perché tendenzialmente ogni mese operiamo dei cambiamenti a livello organizzativo.
Quando è partito il progetto?
Il progetto è stato avviato nel 2006: la parte di attivazione del primo prototipo è durata all’incirca tre mesi, anche perché i dati che abbiamo deciso di caricare erano essenziali. Tutti i dati necessari all’implementazione del tool sono presenti in Sap, verso il quale non avevamo intenzione di creare un link per non rendere l’interfaccia troppo complessa. Gestendo le strutture transnazionali, non tutti i responsabili delle risorse erano presenti in altro modo sui nostri database; quindi avremmo dovuto fare una copia dell’anagrafica di Sap su un altro database parallelo. Allora abbiamo deciso di utilizzare un database in Access contenente anche i campi e i dati dei colleghi francesi. La differenza nell’implementazione di HR Charter sulle strutture nazionali è che in queste abbiamo i database legati al Payroll, alla contabilità e ai centri di costo aggiornati mensilmente. Sono database che, a prescindere dal progetto HR Charter, esistono e vengono mantenuti. Quando passiamo alla struttura transnazionale, che non ha alcun appoggio sul database non possiamo costruire ex novo una banca dati integrata così complessa. Creiamo una base dati in Access virtuale, comprendente le circa 220 posizioni da gestire, che aggiorniamo manualmente e non in modo automatico.
Avete avuto delle difficoltà nella fase di implementazione?
Quando si cerca di informatizzare un processo, all’inizio ci sono sempre difficoltà legate alla gestione del cambiamento. I cambiamenti, specialmente per chi non è tanto avvezzo all’informatica, creano un po’ di panico, ma alla fase di smarrimento iniziale, segue una fase di assestamento in cui le persone, incominciando a usare le applicazioni quotidianamente, ne apprezzano i vantaggi in termini di snellimento delle attività e ne colgono il valore aggiunto.
Entrare a far parte del Gruppo Thales ha rappresentato una vera e propria rivoluzione: dal loro arrivo, abbiamo già implementato un nuovo processo informatico per la valutazione e lo sviluppo del personale; stiamo introducendo un processo informatico per la creazione di job posting. Partirà a breve un progetto di informatizzazione per la gestione della politica retributiva annuale.
Per assimilare tutto questo ci vorrà almeno un anno e mezzo. Teniamo presente che questi cambiamenti hanno dei tempi di assimilazione che vanno rispettati: specialmente per chi fino a due o tre anni fa lavorava in un ambiente solo nazionale, il cambiamento culturale nel rapportarsi in modo quotidiano con i colleghi d’oltralpe può essere radicale. Questo processo di sedimentazione deve rientrare in una politica volta alla trasparenza, in termini di organizzazione e politiche retributive: questo è uno degli obiettivi di Thales. Anche per questo, l’utilizzo di strumenti informatici, che rendono facilmente visibile il funzionamento di un’organizzazione e la sua evoluzione nel tempo, è importante.
Secondo lei, che rapporto c’è tra tecnologie e gestione delle risorse umane?
Pur essendo un Responsabile del personale, la provenienza è tecnica: sono un ingegnere elettronico, quindi credo che l’informatizzazione debba ricoprire un ruolo fondamentale nelle risorse umane. Già quindici anni fa un guru americano diceva che il futuro della funzione risorse umane è legato soltanto alla capacità di rendere trasparenti i processi; altrimenti la funzione scomparirà.
Di fatto, attraverso il confronto con i best in class, le funzioni del personale più moderne si stanno adeguando a questo concetto. L’informatizzazione dei processi sta diventando un’attività comune. Dare supporto alla linea per gestire il personale e poter scegliere le giuste persone in termini di sviluppi, retributivi e di carriera, è un must. Ai responsabili del personale che collaborano con me dico sempre che si deve passare dalla gestione amministrativa o del contratto a essere business partner; per molti non è facile, perché vuol dire rimettersi in gioco, capire che non basta saper gestire i contenziosi e i fatti amministrativi, ma bisogna anche supportare la linea, conoscendo i carichi di lavoro, il business. Credo però che sia necessario questo tipo di cambiamento: i due mondi, It e Ru, si devono necessariamente avvicinare.
*La versione integrale di questa intervista è stata pubblicata su Persone&Conoscenze review, n. 39, Maggio 2008.
Thales Alenia Space
Thales Alenia Space è costituita da Thales (67%) e Finmeccanica (33%), e forma con Telespazio la "Space Alliance". Thales Alenia Space rappresenta un punto di riferimento mondiale per lo sviluppo nel settore spaziale: dalla navigazione alle telecomunicazioni, dalla meteorologia al controllo ambientale, dalla difesa alla scienza e all'osservazione.
L'azienda è protagonista industriale in programmi ambientali (GMES), di Navigazione satellitare (EGNOS e Galileo), di Difesa e Security (Syracuse, Sicral e COSMO-SkyMed), senza dimenticare il fondamentale contributo, nel campo delle infrastrutture spaziali, offerto allo sviluppo della Stazione Spaziale Internazionale. Thales Alenia Space è anche la società spaziale, leader nei programmi scientifici europei ed internazionali, con un ruolo di primo piano in missioni quali GOCE, Herschel & Planck ed ExoMars.
Thales Alenia Space, vanta 11 siti industriali in 4 paesi Europei (Francia, Italia, Spagna e Belgio) con oltre 7,200 dipendenti in tutto il mondo.
L’ingegner Carlo Metello Zucchini è Organisation & Planning Director a livello internazionale di Thales Alenia Space e, per l’Italia, ricopre la carica di HR Management, Organisation, Budgeting & Reporting, Recruitment and HR Information System Director.
