Cómo la tecnología está cambiando el modo de trabajar en RRHH

Han van der Poole, artículo publicado por Strategic HR Review

TNT proporciona a las empresas y consumidores de todo el mundo una amplia variedad de servicios de correos y de envío urgente. Con sede en Amsterdam, Países Bajos, y con más de 161.500 empleados, TNT sirve a más de 200 países.

La compañía está organizada en unidades por países, operando cada una de manera independiente. En 2007 decidimos que el desarrollo de los directivos era una prioridad clave para nuestra estrategia de RRHH y por ello necesitábamos una visión clara de las personas que integran este negocio. Con nuestro objetivo puesto en “inculcar orgullo en nuestra gente”, los equipos de RRHH y dirección llevaron a cabo una revisión del desempeño de más de 300 puestos senior de toda la compañía.

Durante la revisión nos llevó mucho tiempo recoger toda la información desde las diferentes divisiones de TNT, ya que nuestras unidades operativas trabajan con diferentes categorías y conceptos, dificultando la alineación y comparación de los roles. Durante el proceso, identificamos la necesidad de una solución software web para almacenar y manipular toda la información de manera fácil y continua a través de todas las divisiones y dar soporte a las actividades planificadas para la gestión de los planes de sucesión, carrera y desempeño.   

La solución de RRHH apropiada

En enero de 2008, el equipo de proyecto estaba formado por 11 personas entre directivos del negocio y ejecutivos de los departamentos informático y de RRHH corporativo, siendo liderado por Han van der Pool, director de la gestión del desempeño. Roland Reffletrath de Reffel Advies, consultora independiente de RRHH/TI, ofreció sus conocimientos durante el proyecto. Siguiendo con el proceso y con nuestras necesidades, se identificaron los requerimientos funcionales de una solución de software. El equipo subrayó la importancia de encontrar una solución que le proporcionara grandes capacidades de sacar informes y tuviera la habilidad de gestionar el rendimiento, así como la  formación y el desarrollo en un futuro.

Siguiendo las recomendaciones de otras grandes organizaciones, Cezanne Software fue seleccionada como proveedor de referencia especialista en soluciones para la gestión del talento y la planificación de la sucesión y carrera. El software Succession & Career de Cezanne dio respuesta a nuestros criterios claves de selección - interfaz amigable, funcionalidad, capacidad para ser implantada rápidamente y precio competitivo.

Implantación y puesta en marcha en tres meses

En tan solo tres meses toda la herramienta estaba configurada e implantada y el sistema personalizado para cumplir con las necesidades específicas de nuestra empresa. Se organizaron también sesiones formativas a medida. El sistema, llamado Succession Talent Application (STA), es actualmente utilizado por 20 personas del departamento de RRHH de TNT. Cezanne Software soporta la aplicación en modalidad Software as a Service. Aquí es donde la aplicación se apoya en Cezanne Software, utilizando su propia infraestructura de TI, así como el mantenimiento y soporte de nuestro partner proveedor de soluciones informáticas, Reffel Advies. En TNT accedemos al sistema simplemente a través de un proceso de inicio de sesión. Nosotros no tenemos que preocuparnos de la gestión del sistema, pudiendo ocuparnos sólo en conseguir nuestros objetivos de plan de sucesión y carrera, y de la gestión del desarrollo. Además, cualquier actualización en un futuro se hará automáticamente, reduciendo nuestro coste total de propiedad.

Inicialmente, los directivos locales de TNT no estaban convencidos de adaptar su forma de trabajar a los nuevos procedimientos. Sin embargo, cada vez son más las personas que están comprobando cómo  el sistema está haciendo su trabajo más fácil y rápido. La calidad y la cantidad de la información está creciendo, mejorándose asimismo la precisión de los datos. Usuarios y directivos están dando un feedback positivo del sistema y ya tenemos previsto ampliarlo en el futuro, ya que el talento que gestionamos con el sistema continuará incrementándose. De igual modo queremos establecer un interfaz  unificado con nuestra aplicación de RRHH central.

Visibilidad total del talento clave a nivel mundial

Una de las razones fundamentales por las que elegimos esta solución es por la capacidad del equipo de RRHH para ejecutar búsquedas complejas de toda nuestra compañía. Para nosotros es importante ofrecer a nuestros directivos de valor añadido oportunidades internacionales de carrera, así como beneficiarnos de los cambios internos. Dado que el traslado de una persona en la compañía crea oportunidades a otras personas para crecer y desarrollar sus carreras, también ayuda a mejorar la retención de la plantilla. Desde que implantamos la solución, hemos comprobado cómo la retención ha mejorado. Podemos obtener en cuestión de minutos un informe de todos los empleados que se mueven internacionalmente y han tenido un alto rendimiento durante los tres últimos años. Esto nos permite gestionar los planes de carrera internacionales así como apoyar nuestra política de diversidad, que forma parte de la responsabilidad social en la que se enfoca la compañía.

También podemos medir en un segundo nivel el plan de sucesión observando los ratios de los candidatos, lo que permite ofrecer una visión a largo plazo. Desde que implantamos el sistema en 2008, hemos desarrollado seis informes completos que apoyan nuestra revisión de la gestión. Sin el software no habríamos logrado tanto y de una manera tan rápida, y esperamos desarrollar el sistema en línea con nuestras necesidades del negocio. No hay duda de que STA apoya nuestros objetivos de RRHH estratégicos y los procesos beneficiando directamente al negocio.

Sobre el autor

Han van der Poole es director de desarrollo del Grupo TNT cuya sede está en Países Bajos.  Es conferenciante invitado a múltiples institutos de formación y eventos. Se graduó en Psicología en la Universidad de Amsterdam en 1981. Después de graduarse trabajó como formador senior en una importante empresa holandesa de salud pública, National Kruisvereniging. También ha trabajado como consultor de gestión en KSG-Berenschot, como director de desarrollo de recursos humanos en el Royal Ahold y como consultor de formación de Heineken International.